Verwerkersovereenkomst
Wat wij met de persoonsgegevens op jouw terrein wel en niet mogen. Dit stuk hoort bij de algemene voorwaarden en geldt zodra je SIL in gebruik neemt.
1Partijen en rollen
Jij bent verwerkingsverantwoordelijke: het is jouw terrein, jij bepaalt wie er binnen mag en wat je daarvan vastlegt. Solutions in Logistics is verwerker: wij draaien de software en verwerken die gegevens uitsluitend voor jou. Deze afspraken gelden zolang je SIL gebruikt en gaan boven eventuele andere afspraken over persoonsgegevens tussen ons.
2Onderwerp, aard en doel
Waarvoor
Het aanmelden en afmelden van chauffeurs, bezoekers en aannemers bij een poort, het tonen van wie er op het terrein is, het aftekenen van de veiligheidsinstructie in de eigen taal, en het samenstellen van een ontruimingslijst.
Hoe lang
Zolang je SIL gebruikt, plus de uitloop uit punt 8.
Wiens gegevens
Chauffeurs, bezoekers en onderaannemers die zich bij je poort melden, en je eigen medewerkers die een account hebben.
Welke gegevens
Naam, bedrijf, kenteken, vrachtbriefnummer, tijdstippen van aankomst en vertrek, toegewezen plek, taal van aftekenen, en bij aannemers het telefoonnummer en het nummer en de vervaldatum van een certificaat. Bij accounts naam, e-mailadres en rol. Geen bijzondere persoonsgegevens, geen kopie van een identiteitsbewijs en geen pasfoto.
Een volledig overzicht per soort persoon staat in de privacyverklaring.
3Alleen op jouw instructie
Wij verwerken deze gegevens alleen om de dienst te leveren en om jou te helpen als je een vraag hebt. Niet om er zelf iets uit te leren, niet om er iets mee te trainen, en niet om ze aan iemand anders te geven. Zouden wij op jouw verzoek iets moeten opzoeken in jouw omgeving, dan komt dat in jouw logboek te staan met naam en tijd, zodat je het kunt terugzien.
Verplicht een wet ons toch iets te doen, dan laten we je dat vooraf weten, tenzij diezelfde wet dat verbiedt.
4Beveiliging
Toegang
Er is geen open registratie. Jouw beheerder maakt de accounts aan en geeft ze een rol. De server controleert die rol bij elk verzoek en niet het scherm. Een sessie duurt twaalf uur en eindigt meteen als je iemands rol of wachtwoord wijzigt.
Opslag
Wachtwoorden gaan door scrypt met een eigen zout per gebruiker. Sessies, pasnummers en de sleutel van een aanmelding staan gehasht. Verkeer gaat over https.
Scheiding tussen klanten
Elke vestiging staat op zichzelf. Een beheerder van de ene vestiging komt niet bij de gegevens, de rapporten, de instellingen of de poortsleutel van een andere.
Raden loont niet
Na acht mislukte inlogpogingen gaat een account tien minuten op slot. Voor pasnummers en uitnodigingslinks geldt een eigen teller.
Kopieën
Elke nacht maakt de server een sluitende kopie van de database. Die staat op dezelfde machine, is alleen voor de beheerder leesbaar en verdwijnt na 14 dagen. Er staat vandaag geen kopie buiten deze server.
Logboek
Elke handeling die iets wijzigt of iemand binnenlaat, komt met naam en tijd in het logboek. Dat logboek is vanuit de schermen niet te wijzigen en je kunt het downloaden.
5Onderaannemers van ons
Er is er één: Oracle Cloud Infrastructure, Amsterdam, Nederland (eu-amsterdam-1). Daar draait de server en daar staat de database. Verder is er niemand. Geen statistiekendienst, geen lettertype van buiten, geen script van een derde en geen koppeling met een andere leverancier.
Willen wij er een partij bij nemen, dan laten we dat minstens een maand van tevoren weten. Heb je er bezwaar tegen, dan mag je per die datum opzeggen zonder kosten.
De enige gegevens die het systeem naar buiten stuurt zijn kentekens, en alleen als jij de APK-controle aanzet. Dan gaat het kenteken naar het open register van het RDW om de vervaldatum op te halen, zonder naam en zonder bedrijf. Die controle staat standaard uit.
6Als er iets misgaat
Ontdekken wij een inbreuk in verband met persoonsgegevens die jouw omgeving raakt, dan melden we dat aan jou zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur nadat wij ervan weten. Jij houdt dan nog ruim tijd over voor de tweeënzeventig uur die je zelf hebt richting de Autoriteit Persoonsgegevens.
In die melding staat wat er is gebeurd, welke gegevens en hoeveel mensen het raakt voor zover we dat weten, wat de vermoedelijke gevolgen zijn en wat wij eraan doen. Wij melden zelf niet bij de toezichthouder en niet bij de betrokkenen; dat is jouw afweging en jouw melding.
7Rechten van chauffeurs, bezoekers en aannemers
Vragen om inzage, correctie of verwijdering komen bij jou terecht, want het zijn jouw gegevens. Wij helpen je daarbij: onder Beheer haal je zelf op wat er over iemand is vastgelegd, en verwijderen kan daar ook. Komt zo'n verzoek per ongeluk bij ons binnen, dan sturen we het door naar jou en beantwoorden we het zelf niet.
Wij helpen je ook bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij overleg met de toezichthouder, voor zover dat over onze software gaat.
8Bewaren, teruggeven en wissen
Tijdens het gebruik
Jij stelt de bewaartermijn in onder Beheer. Kies je niets, dan is dat 183 dagen. Wie nog op het terrein staat blijft staan, want die hoort op de ontruimingslijst.
Bij het einde
Je omgeving blijft nog 30 dagen bereikbaar zodat je alles kunt downloaden wat je nodig hebt: de aanwezigheid, het logboek en de telling, als bestand voor Excel.
Daarna weg
Na die 30 dagen verwijderen wij alles. De nachtelijke kopieën waarin het nog voorkomt lopen binnen 14 dagen af en worden dan automatisch gewist. Op verzoek bevestigen we schriftelijk dat het gebeurd is.
9Controle
Je mag ons vragen aan te tonen dat we ons hieraan houden, en wij geven dan de informatie die daarvoor nodig is. Wil je een audit laten uitvoeren, dan kan dat één keer per jaar, aangekondigd, door een onafhankelijke partij die geen concurrent van ons is en die geheimhouding tekent. De kosten daarvan draag je zelf, tenzij eruit komt dat we ons er niet aan hielden.
10Ondertekenen
Wil je dit getekend hebben, vraag het dan aan via het contactformulier. Je krijgt het als document terug met jouw bedrijfsgegevens erin.
Deze versie geldt sinds 30 augustus 2026. Dit stuk staat in het Nederlands en dat is de versie die geldt.